棕榈滩县通过人工智能加快法院文档处理的速度

通过让5台机器人来进行基本的文档处理，该县正在提高效率，让持怀疑态度的人转变了态度，并将员工转移到了更高价值的工作岗位上以及更高的薪酬。

为了提高工作效率，佛罗里达州棕榈滩县最近招募了5名新员工，他们一直在黑暗中工作：Lights－Out文件处理项目有五个“机器人”在全天候的工作，帮助县法院处理每周收到的数千份文件。这是人工智能和人类协同工作的又一个例子，也展示了企业可以如何利用人工智能来增强人工系统。

棕榈滩县法院的律师和其他经常提交文件的人被要求使用全天候可用的指定门户网站以电子的方式提交文件。总之，他们每周以这种方式提交的约4万份法院文件，每一份文件都必须被编入文档，即与正确的案件相关联，标记并编入索引，以便能在法院的记录中被找到。

这的确是一个费力的过程，棕榈滩县的书记兼审计长Sharon R． Bock认为实现自动化的时机已经成熟了。

Bock管理着约700名员工和7，000万美元的预算，他一直在寻找着更有效的方式来履行法律和宪法职责。由于工资支出占据了总支出的95％，使用自动化技术来处理一些非工作时间的文件，并帮助员工在正常办公时间做更多的工作，显然成为了她的一个重要目标。

缩小实现自动化的领域

该项目获得了2019年Digital Edge 50的数字创新奖。该项目是与佛罗里达州软件开发商计算系统创新公司（CSI）合作进行的。CSI开发了一个机器学习系统，用于实现自动化对帐以及获取相关的法院文件，该县法院和官方记录的首席运营官Cindy Guerra以及该项目的商业赞助商表示。“我们使用了相同的界面，所以它能够无缝使用，”她说。

棕榈滩县首先确定了将参与该项目的团队，以及该县需要委托给该系统的文件类型。Guerra说，他们选择处理那些“需要经常被记录在案，并且即使出了问题也不会造成风险的文件”。

他们的目标还包括那些能够实现最高质量OCR（光学字符识别）的文档。“因此，我们排除了来自专业申报人或自我代理诉讼人的信息，因为这些信息往往是手写的，OCR质量也不会那么好，”Guerra说。

这些标准将工作量缩减到了七个摘要代码，其中三个被选为项目的开始项目：听证通知、取证通知和撤销通知。这些文件都不需要采取进一步的行动，也不涉及金钱，例如法院要求书记员签发的令状或传票。

培训新员工

为了训练CSI的机器学习软件，该县的业务分析师与该县最了解该县流程和文档的员工进行了合作，为每种类型的500至600个文档编制索引，并从中提取和标记相关信息。

该县在其服务器上设置了5个CSI自动记录软件的实例，给它们起了“人”的名字，每个都有机器人的影子，他们是：Arnold Connor，HalIsaac，RosieTober，Walley Bishop和Kitt Robbie。这些机器人处理的文件上都会有自己的电子签名，而不是写着“由机器人记录”。Guerra开玩笑说：“我们不想吓到我们的法官。”

一旦软件接受了培训，就该对其进行审核了。

“我们不会对所有的人类进行审核，但我们会对100％的机器进行审核，”Guerra说。“我百分之百的持怀疑态度，这就是我们100％审核的原因。”

这些文件会以同样的方式提交给审核员，不管它们是由机器人还是人类处理的。审核发现，该机器学习系统处理的三个文档代码，准确率为98％或99％，远高于人类。

“我们是第一个使用这类软件的公司，所以我们非常担心，不知道能否信任它。现在我们知道了，”Guerra说。“机器学习比人类更准确，因为一旦你告诉机器它犯了错误，它就再也不会犯同样的错误了。而当我们告诉员工他们犯了错误时，有时他们还需要接受多次培训才能真正的改正错误。”

项目上线后，Guerra接到了一个主管的电话，他在一份摘要中发现了一个错误。“她打电话来说，‘我找不到犯下这个错误的办事员，我在我们的电话簿上找不到她，她的名字叫Walley Bishop。’好吧，我们不得不笑了！”Guerra说。“它是如此天衣无缝，看起来就像一个职员做的那样。”

自2018年3月该系统投入使用以来，它已经接受阅读和处理了26个摘要代码的训练，目前已处理了超过六分之一的电子文档，目标是到2019年7月之前处理超过三分之一的文档。

Guerra说，目前，这5个机器人正在做着8名员工的文档工作，并且有能力完成19名员工的工作。为了达到这一目标，这些机器人必须接受再培训，以处理一些不太常见或风险更大的文件。

转向人工智能的影响

Bock表示，棕榈滩县员工不必担心自己的工作。由于机器人能够完成人类重复性最强、最容易出错的工作，“我们已经能够将员工重新培训已完成需要更多的‘思考性’的工作，”她说。“我们现在提高了员工的职业水平、经验水平和技术水平，所以我们现在把他们重新划分到更高水平的工作上面，也拥有更高的工资。”

Bock表示，这种转向高薪职位的做法有一个轻微的负面影响，那就是通过增加机器人而不是增加员工来提高产能所带来的一些成本效益将受到侵蚀，但“根据我们的经验，人工智能实际上正在让我们的劳动力从某个特定的低工资群体，转向了不仅拥有能够维持生活的工资，而且能从事可转移的、令人兴奋的、发人深思的技术职业。”

她希望这种良性循环能够继续下去，因为员工们会抓住学习新东西的机会，并看到他们对新事物有了更深入的理解，从而能够进行进一步的创新和创建新的应用程序。

不过，其他想要使用人工智能的人不应该期待它会有速成的成果。Bock警告说，这不是一个现成的能够即插即用的产品。这个项目从开始到完成花了几年时间，CSI和县里的工作人员也一起工作了很长一段时间。“Guerra的对商业赞助商的不信任是我们成功的原因之一，”她说。“建立审计团队意味着我们能够发现错误，然后不断地学习、教授、然后重复。”

展望未来，Guerra希望能够处理更有风险的文件，“了解那些需要采取进一步行动的文件，以便机器可以学会做出进一步的行动，无论是给某人发电子邮件，准备令状还是准备传票，”她说。另一个目标是让机器人学会为付款时提交的文件签发收据。

与此同时，Bock也希望，目前只处理民事文件的系统可以扩展到刑事部门。

来自联邦破产法院的访客也来参观了这个系统，Bock和Guerra都希望其他法院也能采用lights－out文件处理系统。“当佛罗里达州的其他县也联网时，我们也将从他们所做的工作中受益，”Bock说。

律师出身的Bock总结道：“这是我27年职业生涯中做过的最令人兴奋的事情。”